Das Archivsystem von VOKS

Konzept - Speichern - Zugriff - Bedingungen

1. Das Konzept

In der Regel sind Archivsysteme gesonderte Programme, die im günstigsten Fall andere Programme über Schnittstellen  "unterstützen". Das Konzept des Archivsystems von VOKS beruht darauf, dass jede Anwendung seine Auswertungen selbständig archiviert. Nur so kann die Archivierung automatisch - d. h. ohne jeden Benutzereingriff - erfolgen. Denn die Anwendung "weiß" welche Auswertung, für welches Jahr, für wen, von wem und wann diese erstellt wurde und kann zusätzlich automatisch auch Suchbegriffe zur Verfügung stellen. Die Archivierungsfähigkeit der Anwendungen muss dabei nicht gesondert bezahlt werden. Die VOKS-Programme stellen diese Möglichkeit ohne Aufpreis zur Verfügung.

2. Wie und wo werden die archivierten Daten gespeichert?

Die Archivdateien liegen (im Netzwerk) natürlich auf dem Datenserver, damit jeder Mitarbeiter Zugriff auf die Daten hat. Dabei liegt allerdings keine Datei in ihrem Ausgangsformat auf einer Festplatte und zwar aus folgenden Gründen:

• Zum Speichern verwenden wir das PDF-Format. Dies gewährleistet nicht nur, dass Sie auch noch in 10 Jahren (und später) auf die Dateien zugreifen können, denn dieses Format ist nicht nur plattformübergreifend, sondern darf auch als absolut zukunftssicher angesehen werden. Darüber hinaus hat das Format den Vorteil, dass Dateien in diesem Format (i. d. R.) nicht änderbar sind.
• Darüber hinaus "packen" wir mehrere Dateien zusammen in Archivdateien. Dabei werden die Ursprungsdateien nicht nur komprimiert (das spart Speicherplatz), sondern automatisch vor unberechtigtem Zugriff geschützt; denn was nützt eine Rechteverwaltung, wenn alle Archivdateien in einem lesbaren Format auf der Festplatte liegen.
• Sofern MS Word oder -Excel-Dateien in den Steuerprogrammen verwendet werden, werden diese automatisch ebenfalls im Archiv verwaltet. Damit ist gewährleistet, dass diese auch auf der Systemebene vor unberechtigtem Zugriff geschützt bleiben.

3. Wie kann ich auf das Archiv zugreifen?

Den Zugriff ermöglicht das Programm VOKS-Zentrale, welches für 45 EUR (zzgl. USt) erhältlich ist. Hier werden alle Auswertungen in der "Mandanten-Akte" zur Verfügung gestellt. Jede Auswertung kann hier also eingesehen werden, ohne dass die dazugehörige Anwendung geöffnet werden muss. Darüber hinaus bietet die VOKS-Zentrale weitere Vorteile für die tägliche Arbeit. > Infos

4. Was muss veranlasst werden, damit VOKS-Anwendungen Auswertungen archivieren?

Grundsätzlich nichts. Ab Juni 2004 archivieren die meisten VOKS-Programme die Auswertungen automatisch (ggf. ist aber ein Update erforderlich). In den Druckdialogen sind dazu zusätzlich Schaltflächen [Archiv] oder [Druck+Archiv] vorhanden, über die entschieden wird, welche Auswertungen im Archiv abgelegt werden.

5. Welche VOKS-Programme können Auswertungen archivieren?

Die Archivierung erfolgt zur Zeit in folgenden Programmen:

• ESt professional
• KSt professional
• GewSt professional
• LStErm professional
• G & E professional
• USt professional
• ErbSt professional
• VOKS-LOHN
• VOKS-HONORAR
• VOKS-LEA
• VOKS-ANLAGE

6. Welche Besonderheiten gelten für einzelne Programme?

Steuerprogramme: Da in den Steuerprogrammen, die Archivierung standardmäßig schon im Hinblick auf MS Word- und -Excel-Dateien erfolgt, sollte diese ggf. im Menü unter "Extras > Optionen" abgeschaltet werden, wenn keine Archivierung gewünscht wird. Für die Steuerprogramme kann unter "Extras > Optionen > Allgemein" zusätzlich festgelegt werden, ob die einzelnen Bestandteile der Steuererklärung im Archiv zu einer Datei zusammengefasst werden sollen, oder ob jede Formularseite als selbständiges Dokument im Archiv vorhanden sein soll ("Keine Zusammenfassung ...").

VOKS-HONORAR/-LEA: Im Menü Extras > Optionen kann festgelegt werden, welche Auswertungen (Rechnungen, Rechnungsausgangsbuch usw.) beim Drucken und/oder der Bildschirmanzeige jeweils in das Archiv übernommen werden sollen. Ferner besteht hier eine Möglichkeit, archivierte Auswertungen als PDF-Dokument zu exportieren.

In VOKS-HONORAR können im Menü Extras > Optionen > Import-Tools schon bisher als PDF-Dokument erzeugte Rechnungen automatisch in das Archiv importiert werden.

VOKS-LOHN: Es kann für jeden Mandanten im Programm-Explorer unter Mandanten > Stammdaten > Reiter "Weitere Einstellungen". Hier ist "PDF-Archiveinstellungen" zu markieren. Danach können über die Schaltfläche [Bearbeiten] die Auswertungen festgelegt werden, die beim Druck oder der Bildschirmansicht in das Archiv übernommen werden. Eine gezielte Übergabe in das Archiv ist in den Druckmakros möglich, weil hier festgelegt werden kann, ob nur ein Druck, Drucken+Archivierung oder nur die Archivierung erfolgen soll. Hier kann z. B. ein Druckmakro angelegt werden, welches nur dem Zweck dient, bestimmte Auswertungen in das Archiv zu übernehmen.